Individualsoftware oder Standardsoftware?

Die Frage wird fast immer als Entweder-oder gestellt: fertiges Produkt kaufen oder etwas Eigenes bauen lassen. In der Praxis ist die Antwort selten so eindeutig — und sie fällt häufiger zugunsten des fertigen Produkts aus, als es ein Anbieter von Individualsoftware gern hätte.

Wir schreiben das hier trotzdem hin, weil es der ehrlichere Ausgangspunkt ist. Wer die Fälle benennt, in denen er nicht gebraucht wird, ist glaubwürdiger in den Fällen, in denen er es ist.

Die Faustregel

Sie ist kurz und trägt erstaunlich weit:

Standard für alles, was in Ihrem Betrieb genauso läuft wie überall. Individuell nur für das, was Sie von anderen unterscheidet.

Buchhaltung läuft überall gleich, weil die Regeln von außen kommen. Lohnabrechnung ebenso. Ihre Art, einen Auftrag zu kalkulieren, zu terminieren und abzuwickeln, ist dagegen möglicherweise genau der Grund, warum Kunden bei Ihnen kaufen und nicht beim Mitbewerber. Software für den ersten Bereich kaufen Sie. Software für den zweiten Bereich kann sinnvoll sein, selbst zu bauen.

Der Fehler, der Geld kostet, ist meist die Verwechslung: Ein Betrieb baut sich eine eigene Zeiterfassung und kauft ausgerechnet für seinen Kernablauf ein Produkt, an das er sich anpassen muss.

Wann Standardsoftware die richtige Antwort ist

Bei allem, was Regeln von außen folgt

Buchhaltung, Lohn, Kassenführung, steuerliche Aufbewahrung. Diese Bereiche ändern sich nicht, weil Sie es wollen, sondern weil der Gesetzgeber es entscheidet — und dann muss jemand die Änderung einpflegen und dafür geradestehen. Ein Hersteller tut das für alle seine Kunden gleichzeitig. Das eigenständig nachzubauen, heißt, diese Verpflichtung dauerhaft selbst zu übernehmen. Das ist fast nie eine gute Idee.

Wenn der Ablauf überall gleich ist

Urlaubsanträge, Zeiterfassung, Reisekosten, Newsletter-Versand, Rechnungsstellung im Normalfall. In einem fertigen Produkt steckt hier Arbeit, die sich sehr viele Kunden teilen, samt aller Sonderfälle, an die Sie beim Aufschreiben nicht gedacht hätten.

Wenn Sie morgen anfangen müssen

Ein fertiges Produkt ist sofort da. Eigene Software entsteht erst. Wenn der Druck hoch und die Anforderung gewöhnlich ist, ist das ein starkes Argument.

Wenn Sie noch nicht genau wissen, was Sie brauchen

Das ist der unterschätzte Fall. Ein Produkt zu nutzen ist der günstigste Weg herauszufinden, was Ihr Betrieb tatsächlich benötigt. Nach einigen Monaten wissen Sie sehr genau, welche drei Dinge fehlen — und das ist eine bessere Grundlage für eine eigene Entwicklung, als jeder Workshop es liefern könnte.

Wenn Nachfolge und Vertretung zählen

Für verbreitete Produkte finden Sie Schulungen, Fachkräfte, die sie bereits kennen, und Dienstleister, die einspringen können. Bei eigener Software hängt beides an Quellcode und Dokumentation. Das ist beherrschbar — aber nur, wenn beides von Anfang an vereinbart ist und tatsächlich entsteht.

Wann eigene Software die richtige Antwort ist

Wenn der Ablauf Ihr Unterschied ist

Wenn die Art, wie Sie planen, kalkulieren oder abwickeln, das ist, wofür Kunden Sie schätzen, dann ist ein Produkt, das Ihnen den Ablauf des Durchschnitts aufzwingt, kein Fortschritt. Sie werden dadurch austauschbarer, nicht effizienter.

Wenn ein Produkt zu vier Fünfteln passt — und das fehlende Fünftel der Kern ist

Der häufigste Fall in der Praxis. Entscheidend ist nicht, wie groß die Lücke ist, sondern wo sie liegt. Fehlt eine Nebensächlichkeit, nehmen Sie das Produkt. Liegt die Lücke im Kern Ihrer Wertschöpfung, wird sie jeden Tag spürbar sein.

Wenn Sie dauerhaft für einen schmalen Ausschnitt zahlen

Manche Lizenzmodelle rechnen je Nutzer und Monat ab, unabhängig davon, wie viel des Umfangs Sie nutzen. Wenn viele Personen ein Produkt für einen kleinen Teil seiner Möglichkeiten brauchen, verschiebt sich die Rechnung. Ob sie kippt, hängt an Ihren konkreten Zahlen — dazu unten mehr.

Wenn das Nützlichste zwischen zwei Systemen liegt

Sehr oft ist die richtige Antwort weder ein neues Produkt noch eine große Anwendung, sondern eine Verbindung zwischen zwei Systemen, die Sie schon haben. Das ist meist das kleinste und wirksamste Vorhaben überhaupt. Wovon der Aufwand abhängt, steht im Artikel Zwei Systeme verbinden.

Wenn Sie einer Tabelle entwachsen sind

Der klassische Einstieg. Hier ist die Vorfrage wichtig: Deckt ein fertiges Produkt den Ablauf ab? Wenn ja, ist es der bessere Weg. Wenn nicht, hilft der Artikel Excel ablösen bei der Einordnung.

Die dritte Antwort, die meistens die richtige ist

Beides. In gut aufgestellten Betrieben sieht es üblicherweise so aus:

• Standardprodukte führen die Stammdaten. Buchhaltung, Warenwirtschaft, Lohn — sie sind das System, in dem die verbindlichen Daten liegen.
• Eine schmale eigene Anwendung deckt den Ablauf ab, den kein Produkt kennt, und greift auf die Stammdaten zu, statt sie ein zweites Mal zu führen.
• Schnittstellen sorgen dafür, dass nichts doppelt eingegeben wird.

Der Vorteil dieser Aufteilung: Das Teure und Regulierte bleibt beim Hersteller, das Eigene bleibt klein. Kleine Software ist billiger zu bauen, leichter zu ändern und weniger schmerzhaft zu ersetzen.

Der Mittelweg mit dem eingebauten Haken

„Wir nehmen das Standardprodukt und passen es an“ klingt nach dem Beste-aus-beidem. Es kommt darauf an, wie tief die Anpassung geht — und dafür gibt es drei Stufen:

1. Einstellungen und Konfiguration. Alles, was das Produkt selbst vorsieht. Das ist unproblematisch und der Normalfall.
2. Erweiterungen über vorgesehene Wege. Zusatzmodule, Schnittstellen, ein eigener Bericht. Vertretbar, solange der Hersteller diese Wege pflegt.
3. Eingriffe darüber hinaus. Hier beginnt das Problem, und zwar aus einem einfachen Grund: Der Hersteller entwickelt sein Produkt weiter, ohne Ihre Änderung zu kennen. Jedes Update kann sie brechen. Also wird jedes Update zum Projekt — Prüfen, Nachziehen, Testen. Manche Betriebe hören deshalb irgendwann auf zu aktualisieren, und das ist der schlechteste aller Zustände.

Stark veränderte Standardsoftware ist regelmäßig die teuerste der drei Varianten, weil sie laufende Kosten der einen und Wartungslast der anderen kombiniert. Wenn Sie merken, dass Sie in Stufe 3 landen, lohnt es sich, die Grundsatzfrage noch einmal zu stellen.

Die Kosten unterscheiden sich in der Form, nicht nur in der Höhe

Eine Zahl finden Sie hier nicht, und zwar aus Prinzip: Lizenzmodelle sind zu unterschiedlich, als dass ein Vergleich ohne Ihre konkreten Angaben etwas anderes wäre als eine erfundene Rechnung. Was sich allgemein sagen lässt, ist die Struktur:

	Standardsoftware	Eigene Software
Anschaffung	gering bis keine	einmalige Baukosten
Laufend	Lizenz, meist je Nutzer	Betrieb und Pflege
Anpassung	in vorgesehenem Rahmen	jederzeit, gegen Aufwand
Abhängigkeit	vom Hersteller	vom Quellcode und dessen Pflege
Verfügbar	sofort	nach Bauzeit

Beide Formen haben eine Abhängigkeit, sie liegt nur woanders. Beim Produkt hängen Sie an Preisentwicklung und Produktstrategie des Herstellers. Bei eigener Software hängen Sie daran, dass Quellcode und Dokumentation vorhanden und verständlich sind. Der zweite Fall ist steuerbar — er steht in einem Vertrag. Fragen Sie danach.

Wie sich der Baupreis zusammensetzt, steht im Artikel Was kostet Individualsoftware?.

Sechs Fragen, die die Entscheidung tragen

1. Läuft dieser Ablauf bei uns wie überall? Wenn ja: kaufen.
2. Ist dieser Ablauf ein Grund, warum Kunden zu uns kommen? Wenn ja: prüfen, ob ein Produkt ihn wirklich abbildet.
3. Was genau fehlt am besten verfügbaren Produkt — und liegt das im Kern oder am Rand?
4. Müssten wir unseren Ablauf ändern, um das Produkt zu nutzen? Und wäre das schlimm? Manchmal ist es sogar gut.
5. Kommen wir an unsere Daten heran, und gibt es eine dokumentierte Schnittstelle? Diese Frage entscheidet, ob die Entscheidung umkehrbar bleibt.
6. Wer pflegt das in drei Jahren? Beim Produkt der Hersteller. Bei eigener Software jemand, der den Quellcode versteht — deshalb gehören Quellcode und Dokumentation von Anfang an Ihnen.

Zwei Situationen zum Vergleich

Keine Kundenbeispiele, sondern Typen, die häufig vorkommen.

Ein Betrieb sucht eine Lösung für Urlaubsanträge und Zeiterfassung. Der Ablauf ist gewöhnlich, die rechtlichen Anforderungen kommen von außen, mehrere Produkte decken ihn vollständig ab. Hier ist ein fertiges Produkt richtig, und eine eigene Entwicklung wäre schwer zu begründen.

Ein Betrieb kalkuliert Aufträge nach einer eigenen Systematik, die über Jahre entstanden ist und die niemand sonst so verwendet. Kein Produkt kennt sie; die Kalkulation läuft deshalb in einer Tabelle neben der Warenwirtschaft. Hier ist der sinnvolle Zuschnitt weder ein neues Produkt noch ein Komplettersatz, sondern eine schmale Anwendung für genau diese Kalkulation, die ihre Stammdaten aus der vorhandenen Warenwirtschaft zieht.

Wie Sie sich nicht festlegen müssen

Die wichtigste Entscheidung ist nicht „Standard oder individuell“, sondern: Bleiben Sie beweglich? Zwei Bedingungen genügen dafür.

Erstens: Sie kommen jederzeit an Ihre Daten heran, vollständig und in einem Format, mit dem sich weiterarbeiten lässt. Zweitens: Es gibt eine dokumentierte Schnittstelle, über die andere Systeme darauf zugreifen können. Solange beides gilt, ist jede Entscheidung korrigierbar. Fehlt beides, ist der spätere Wechsel kein Wechsel, sondern ein Neuanfang.

Wenn Sie unsicher sind, in welchen Bereich Ihr Vorhaben fällt: Im kostenlosen Erstgespräch sortiere ich das. Wenn ein fertiges Produkt die bessere Antwort ist, sage ich das — und was ich stattdessen bauen würde, steht auf der Seite Software entwickeln lassen.